如何创建个人效率的脚手架

脚手架是在建造或修缮建筑时用于支撑各种工具、材料和人员的临时搭建物。类似的结构概念也可用来改进提升个人效率。很像矫正牙齿不齐时要戴的牙箍一样,个人效率脚手架也是你临时插入每日常规安排,用于帮助创建和养成新习惯的事物。一旦习惯确定形成,这种脚手架便可随之移除。

假设你在保持专注工作上遇到麻烦。自己每天的生活总是匆匆流逝。你一早坐下后就开始查看电邮,接着便随手访问了自己最喜欢的网站。然后你又查看一些电邮。在自己反应过来前,已经到了午餐时间。午餐后你又查看了电邮,接着回到网络冲浪的状态。或许自己终于开始干了些真正工作,但那只是因为你厌倦了查看电邮和网络冲浪。由于已经浪费太多时间,你只能处理最紧急的任务,没时间再去做任何富有意义的事情。白天上班的经历最后只让你感到失望和轻微沮丧。夜晚的生活也没什么令人兴奋之处。然后第二天你又重复了相同过程。

若不打破这些坏习惯,在你意识到之前,自己便已浪费多年生命。这个问题完全可以预防,但一厢情愿地希望问题消失和难以落实的个人承诺并非解决答案。

当你发现自己困于浪费时间的不良生活模式时,那种状态和牙齿不齐挺相似。请想象若你总是一遍又一遍地承诺:“我必须矫正牙齿!这次我真的要做到!”那样能让你的牙齿变齐吗?当然不能。你的牙齿很可能越来越糟。但解决方案其实很简单。给自己戴上牙箍。矫正过程会要你做点牺牲,但它能彻底解决问题。而且矫正过程只是暂时的 —— 你不必永远戴那些牙箍。

个人效率的脚手架就像戴牙箍。它是重新引导你的时间和能量回归齐整方向,远离歪斜方向的做法。一旦你设立好这些脚手架,虽然自己可能要做出点牺牲,但维持起来其实相当容易。

或许个人效率脚手架必须展现的最重要功能,就是让个人注意力专注于你想要的结果,远离自己不想要的结果。谁想在一天内把好几个小时都浪费到查看电邮和网络冲浪上?在乎过上充实生活的人都不想这样。但我们太容易误入这种生活模式,就像人们很容易牙齿长得不齐。

我在孩童时期就戴过3年牙箍,但自己很高兴忍受了那段时间,因为从那之后我的牙齿一直相当齐整。对于帮自己专注完成目标的那些效率脚手架,我甚至更心怀感恩。

个人效率脚手架的例子

或许理解个人效率脚手架的最好方式,就是直接给大家看一个,所以我将分享自己会不时采用的一个效率脚手架。为让自己每天保持专注,我在工作日里会插入一个效率脚手架,分别位于工作日开始的头一个小时和要结束的最后一个小时。我的工作时间并不长 —— 那些效率脚手架占用的也是一部分工作时间。下面就是它的具体样子:

工作日开始时的效率脚手架(60分钟)

1. 复习和更新个人长期计划(25分钟)

2. 写篇关于我期待今天完成什么事情的日志(10分钟)

3. 复习今天的任务清单,视觉化想象一个成功和令人享受的全天生活(5分钟)

4. 冥想并倾听浮现在脑中的任何指引想法(15分钟)

5. 在开始工作前,通过深呼吸清空思维并让它保持专注状态(5分钟)

工作日结束时的效率脚手架(60分钟)

1. 在进展跟踪表中记录早晨的锻炼结果,并计划第二天锻炼内容(5分钟)

2. 处理纸张收纳箱,更新项目/行动清单和日历安排内容(15分钟)

3. 清理个人办公室(收拾杂物,归档文件,组织整理)(5分钟)

4. 使用个人评估模板,在日志中对当天生活进行事后分析(10分钟)

5. 计划第二天生活(15分钟)

6. 给植物浇水(少于5分钟)

7. 通过深呼吸清空思维并解除当天工作状态(5分钟)

我通常会在早上8-9点插入开始工作日的效率脚手架,并在下午4-5点插入结束工作日的效率脚手架。

你最初的反应可能是:“这种安排要做的事情太多了。我没法每天为它花费两小时,尤其是还要连续数周这样做。”我并没说你必须采用我的效率脚手架 —— 这是我为自己专门创造的安排,它可能对你毫无意义。但当你给全天工作创建出自己的每日开始和结束常规程序时,可能将惊讶于工作效率有多么大的提升。

上面这个效率脚手架的创建目的在于帮我保持专注。我不会一直使用它,但当发现自己不再专注,花了太多时间在各种琐事上,我就会回归效率脚手架,及时校正自己的前进方向。

每日开始程序能让我专注于自己的长期目标和计划,所以上午9点我就会直接着手最重要的任务项目。自己感到放松,机敏和动力高昂。

每日结束程序是我停止当天工作的仪式,所以在下午5点,我已完全搞定工作,准备与家人共度时光,参加Toastmasters演讲俱乐部或拳术课,或跟Erin外出活动。

这两个效率脚手架为我的工作日创造出高效的环境氛围。早上我会进入“工作模式”,从当天最重要的任务开始做起。之后我会脱离工作模式,进入家庭模式。这种做法的效果很好,而且花掉的两小时看起来也不像是太大的牺牲。

如果两小时在你看来时间太长,你当然可以缩短它。即使除了呼吸练习其他什么也不做,只在每个效率脚手架上花费几分钟便能产生显著影响。通过尝试和犯错,我学到采用时长一小时的效率支架,结果非常棒。我其实在那些时段里也完成了一些工作,包括制定计划,处理收纳箱,做记录,评估结果,当然还有让我的绿植好好活着。这些反正都是每天要完成的任务,所以我发现把它们包含在效率脚手架里很有用。

如何创建个人效率脚手架

为创建属于自己的效率脚手架,你需要先识别出哪些地方已出现“歪斜”问题,需要完成什么事情来校正个人方向。这种做法几乎总会要求你构思一套流程来使自己重回专注状态。例如,你可能想用早上的效率脚手架修正思维状态,让自己非常专注于个人目标,以至于甚至不会考虑把时间浪费在空虚的网络冲浪上。

请设计出简单的行为活动,让个人注意力指向特定的思维状态。你想变得动力高昂?放松自在?还是充满创意?无论你想引发何种思维状态,都应通过效率脚手架获得解决。

当效率脚手架对你有自然而然的吸引力… 甚至好玩有趣时,它们产生的效果最好。请将它们想成诱饵。理想情况下它们应该足够诱人,让你没有太多内心抵制就趋向去做。等你完成效率脚手架的程序流程后,便会沉浸于渴望的思维状态,自己感觉能持续那种状态多个小时。

最好的效率脚手架是那些能超越临时性专注效果,产生额外好处的行动做法。例如,每天冥想就能帮你清空思维和保持专注,但它也能带来众所众知的长期性健康好处,包括降低30%的心血管疾病致死率,和降低49%的癌症致死率(数据来自对禅定冥想者的研究)。经常写日志也能带来巨大好处,帮你避免各种问题并获得更大清晰感。

创建出色效率脚手架很大程度上是个尝试犯错的过程。请尝试某种做法,再观察效果如何。每次实践效率脚手架时,请看自己能否对它做出改进。它对你的吸引力是否足以让你完成所有行动步骤?当完成整个程序流程后,你是否处于渴望的思维状态?若你每天这样做,它带来的积极变化能否弥补你为之花费的时间?

即使想出对自己管用的出色效率脚手架,你每过一段时间就做些调整变化,防止它越来越陈旧过时,会是个好主意。你可以重新排列行动步骤,或不时插入新的行为活动。

你可以将效率脚手架用在几乎任何事上,所以请别仅限于提升工作效率。你可以用它激励自己坚持锻炼,吃更健康的食物,或为上门推销做好心理准备。其主要理念就是创建出十分简单,容易形成的习惯,以便作为行为框架,服务于建立更重要的习惯。

一旦新习惯建立起来,请试着减少或移除那些效率脚手架,看自己是否仍能保持那种习惯。你可以一直保留那些持续有效的效率脚手架,但也可在它们没有必要时自由舍弃。我发现自己常会使用提高工作效率的脚手架,但在定期锻炼方面,自己似乎并不需要。

尝试效率脚手架30天

30天尝试的理念非常适用于效率脚手架。一旦你为自己设计出基本有效的效率脚手架,请承诺测试30天。并在每天结束时,基于实际结果对它做出调整。你可以考虑在网上论坛等地方分享效率脚手架,邀请他人提供反馈和建议来帮自己改进完善。

用于建筑修造的典型脚手架看起来可能是摇摇晃晃,油漆斑斑的丑陋架子,但它能搞定修造工作。与之相似,你的效率脚手架在人们眼里可能也同样丑陋,但若它能帮你获得自己想要的结果,你便如金似玉。

Steve Pavlina(史蒂夫·帕弗利纳)

2007.07.18

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