微型任务

有时我们在任务项目上拖延耽搁,就是因为不知该从哪里开始着手。像“写本书”之类的目标在最初设定时,看起来可能足够直截了当,但等到行动时,那个目标却会变成一团庞大无形的事物。拖延耽搁很快便随之而来。

一种流行的建议做法是定义出必须采取的下步行动,然后专注完成它。一旦完成那步行动,接下来要做什么就该变得清晰明了。我在应用这种做法上的结果好坏参半 。它在某些情况下很有帮助,但有时并不足以推动事情前进。即使下步行动显得简单可行,我有时仍会回避行动,因为自己知道那样做只会重新导向复杂庞大的事物。

我发现更有效的一种解决方案,就是把大型项目分解成一长列“微型任务”,若有可能就从开头一直规划到结尾。微型任务是非常基本的行动单元,它会小到很难再细分成更小任务。微型任务的一个例子就是打5分钟的电话。若你还要把此事细分成先拨电话号码,做得就有点过度了。

一个典型的微型任务可以在30分钟内完成,理想情况下不到10分钟。再次强调,它们都是非常微小,定义清楚的具体行动。

你可能会想,在实际开始行动前,把一个大项目分解成许多微型任务并非总可能做到。但有时其他人早已为你完成了大部分任务分解的工作。例如,若你想知道如何写本书,可以直接寻找逐步讲解如何做到此事的书籍。我不敢说那些书能把此事分解到微型任务的水平,但它们肯定已接近那种结果。

确实有些不确定性太大的情形,让人没法以微型任务的尺度,从头到尾规划完成整个项目。一个好例子就是软件开发,采用迭代开发做法通常是最佳应对方式。在这种情形里,你仍可用微型任务的方式,将项目规划到自己能看到的尽可能远的位置。然后在抵达某个里程碑位置后,再为下一阶段更新升级行动计划。

微型任务提纲

对于许多任务,创作一份微型任务提纲很有帮助,以用来展示你从头到尾需要完成的所有行动步骤。

下面这个例子就是为写篇新博客文章这项任务分解的20步微型任务。所有步骤是按先后循序排列:

1. 为文章定义出主要目标(信息分享,劝说,娱乐,或激励)。

2. 头脑风暴想出文章的话题点子,或查看读者提交的话题建议列表。

3. 选定一个写作话题。

4. 快速杂乱地自由写作一段时间,在不考虑文章结构的情况下先积累些想法点子。

5. 决定该如何清晰组织那些想法点子(按照想出点子的时间顺序,话题性,层级性,或逻辑性等进行组织)

6. 基于想要的文章架构分类整理第4步写出的想法点子。定义清楚主要章节和次章节。

7. 确定要包含的辅助材料(事例,类比,引言,数据,图片,故事等),将其添加到提纲中。

8. 完善由第6和第7步得来的提纲内容,体现文章的完整性和平衡性。

9. 将提纲里的每个章节拓展为具体段落。

10. 在文中插入有意义的次标题。

11. 写出开头。

12. 写出结尾。

13. 对文章的内容,清晰感和简洁度进行编辑。

14. 检查错别字。

15. 用头脑风暴方式为文章想出可能的各种标题(要求清晰,有趣,富含关键词)。

16. 选定标题。

17. 为文章选择博客类别。

18. 决定何时发布文章(现在发布或未来发布)。

19. 发布文章。

20. 文章上线几小时后,评估读者反馈并修改读者报告的拼写错误。

请注意每步任务都包含动词。使用动词很重要,因为这些步骤都是需要采取的实际行动,而非只是用来琢磨的想法点子。你使用的动词越清晰简明,列出的提纲就越好。

对于一位有经验的博客作者来说,上面的提纲列表看起来可能过于繁琐。我自己并不需要这样一份列表,因为在写过600多篇文章后,整个博客创作过程早已深入内化。但是,对于一个刚上路的博客写作新手,这种列表就很有价值。它会帮你避免陷入停滞状态。大多数步骤都足够简单,几分钟内就能完成。两个主要的例外步骤是第4步,涉及把各种想法点子都写出来,以及第9步,需要你将提纲扩展成具体段落。不过对任何有能力写篇文章的人来说,这些行动步骤都足够直截了当,不该引起拖延耽搁的欲望(假如确实还会拖延耽搁,你永远可以进一步分解细化)。

当我着手一个非常大的项目时,常喜欢从头到尾创建一份微型任务的提纲列表。有时这些列表可能有数页长,花上几天才能写完。但自己通常觉得那些付出很有价值。一旦写完列表,落实行动就会变得顺畅许多。它还有助于我很好估算何时能完成某个项目。除非创作出微型任务提纲,否则我很难估算出某个项目的耗时长度。

微型任务提纲对那些重复性项目尤其有用。自己多年前发行可下载电脑游戏时,必须为每款游戏完成相似的发布流程。其中包括测试和修补软件漏洞,创建游戏安装文件,准备正式版软件,创建游戏销售页面,将新游戏的相关信息更新到网站和网上数据库,写作并发送媒体文章,为游戏创建常见问题回答页面,为益智游戏创建提示和解决方案页面,打包邮寄游戏(CD光盘和说明书),将样板游戏上传到几十个共享软件下载网站,搜集用户评论反馈,将游戏上线信息发送给新闻邮件和客户清单,跟踪解答公开问询等。对于一款简单的共享软件游戏,即使有全职制作人帮我,完成整个发行过程也要花费数天时间。另外还得给合同商与使用的相关服务支付大概2000美元。不过因为给整个流程创建了一份两页的微型任务提纲,发行工作通常进展得十分顺利。我能专注于手头任务,不必担心忘了某个关键步骤。

将一天生活分解成微型任务

你也许会发现用微型任务的方式对全天生活做出规划很有价值。若你每天工作大概8小时,平均每个微型任务花费10分钟,自己的待办事项清单上大概就有50个微型任务。我这样做过几次,但大多数情况下那种细分水平会显得有点过度。虽然如此,我仍鼓励你至少尝试这样做上一天,看看它对你效果如何。请一定在开始实施前一天就创建好这份清单。你可以只把它用于工作时间,或是全天时间,包括私人时段。

对我最管用的是混合做法,在每天的任务清单上把微型任务和某些用时较长的任务混合在一起。例如,在今天的待办事项清单上,我从早上9点到中午只有两项任务:写这篇关于微型任务的文章并安排在周二发布(今天是周一),再写篇准备周三发布的文章。下午时间则大部分用于微型任务。因为我和妻子刚搬到新家,自己必须给二十多个商业机构更新邮寄地址,要打很多告知电话。在做那些事的同时,我还会完成其他任务,填写各种政府和保险文件。

管理好复杂性

我如何决定是否要把一个较大任务分解成微型任务呢?我会基于感知到的任务复杂性来做决定。如果那项任务看起来足够清晰,把它放在当天任务清单上不会让我感到畏惧,自己就会直接添加。但若这项任务是全新的,自己并不熟悉,或十分复杂,我就会在规划当天生活时将它分解成各种微型任务。这样做能让我在该行动时避免出现抵制心理。我喜欢自己在工作时能从一项任务顺利过渡到下项任务,不必停下来过多思考接着该做什么。

请通过试验来学习什么做法对你最管用。你可能是在待办事项清单上写出“创办一个新的网络生意”,就知道自己能搞定此事的那种人。我肯定不是这种人。我讨厌盲目无序地工作。我需要看到自己的行动将导向什么结果;否则就会遭遇障碍,最终拖延耽搁。拥有恰当细分水平的合适计划很有激励效果。能看到只用跟随那些步骤,就会产生想要的结果(或至少接近那种结果),自己感觉棒极了。

从意念到行动

在不知如何实现的情况下,去设定一个目标或意念完全没有问题。不过一旦你有了线索,就该把它落实为具体行动。你必须和这个宇宙达成妥协。若你缺少付诸行动的清晰感,请专注于自身意念。不过一旦头几步行动展现在面前,你就该顺应实现目标或意念的进程,证明自己确实在严肃认真的对待此事。否则那些行动步骤会一直盯着你,直到你挪动身体开始行动。

一份微型任务清单就像一张菜谱。当你按照菜谱做饭时,便能专注于行动进程本身,不必担心自己该如何做到此事。你只需要准确遵从写好的行动步骤。与之相似,当你为某个项目创建出微型任务提纲时,你便把规划与行动分离了开来。这有助于让行动阶段变得更加顺畅,使你更容易进入高效的心流状态。你也知道若遵从提纲行动,自己会收获相应结果。那个提纲也许并不完美,但它能搞定这项任务。

Steve Pavlina(史蒂夫·帕弗利纳)

2007.07.17

查看原文:

https://www.stevepavlina.com/blog/2007/07/microtasks/

发表评论

您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注

此站点使用Akismet来减少垃圾评论。了解我们如何处理您的评论数据