如何优先排序

几乎每种时间管理系统都教导我们,必须对要做的项目优先排序,以确保自己做的是真正重要的项目,而非陷于各种微小琐碎的事情。然而,很少有系统能明确解释如何做到此事。你如何能随时决定清楚哪项任务真正是最重要的?是最紧迫的那项任务吗,能为你赚最多钱的任务吗,会带来最大长期幸福感的任务吗,最能取悦你老板的任务吗?若不采用明智的优先排序方法,你的行动就会缺乏连续一致性,毫无节奏或理由地在不同任务间来回切换。

在这篇文章里,我将和你分享一种源于军队,简单有效的优先排序方法。

从纯粹的军事(即非政治)立场看,任何交战的目标就是用最少资源对敌人造成最大损伤,从而获取胜利。这难道不也是个人时间管理的本质吗?你想用最少的努力付出,朝着目标实现最大进展。

目标

要让优先排序的做法存在任何意义,拥有一个清晰明确的目标必不可少。在军事上你的总体目标也许是实现决定性的胜利。而你的个人目标可能是完成一系列小目标,实现人生使命或目的,甚至是达至某种存在状态。此时优先排序扮演的角色,就是帮你用尽可能少的努力付出,实现这个结果。

资源

第二个考虑事项是你可用的资源。军事资源包括军队人数,枪支弹药,坦克飞机,燃料补给等。你的个人资源包括时间,金钱,社交网络,体力能量等。总的来说时间是你最稀缺的资源,因为时间无法重新补充。

优先排序

为实现明智的优先排序,我们需要有种方法告诉自己,如何依据总体重要性来对不同项目进行评估。哪些任务项目能帮我们最有效地实现个人目标?

CARVER优先排序法

军事策略的一个关键组成部分,就是选择最重要的目标去攻击。但你如何知道哪些目标最重要?数千年的战争史为我们提供了一个合理的明智答案。

CARVER是军事目标选择法的首字母英文缩写。每个字母分别代表关键性(Criticality),可及性(Accessibility),回报度(Return或Recuperability),脆弱性(Vulnerability),影响力(Effect),辨识度(Recognizability)等六项因素。稍后我将详细解释这些词汇的含义。

对于每个潜在任务目标,我们给每项CARVER因素指定从1(最低)到5(最高)的数值,从而创造出CARVER矩阵。然后把六项CARVER因素的数值相加,就能计算出每个任务目标的总分数,那些分数便代表了任务目标的相对优先性。每个任务目标的CARVER分数越高,其“重要性”也越大。

下面我们就来探索这六项CARVER因素,并思考如何能把它们应用到个人项目上。

关键性。对于实现主要目标,完成这个任务目标的关键性有多大?它能让你显著接近个人主要目标吗,还是相对琐碎和微不足道?关键性较低的任务项目可能像是清理车库这样。完成它挺好,但清理干净车库很可能不会给你的生活带来太大改变。

可及性。你真能完成那个任务目标吗,或者它守卫严密,并无可能直接攻击?你有立即处理这个任务项目的方法手段吗,或者处理它需要某些前提条件?若你每天工作很长时间,靠领取薪水过生活,开创一份新生意事业可能就没那么容易可行,但寻求升职加薪也许非常可行。

回报度。军事上采用的术语是恢复力(Recuperability),指的是敌人在目标被摧毁后能多快恢复。攻击一个能轻松重建或替换的目标毫无意义。我在此用了回报度(Return)来替代恢复力(Recuperability)。你在投入资源后的预期回报有多大?开发一条新被动收入流可以产生巨大回报,而看新闻资讯的回报几乎为零。

脆弱性。任务目标的脆弱性怎样?搞定它需要付出多少资源?你考虑去做的任务项目脆弱性如何?一天就能完成的项目在脆弱性上的得分很高,而要六个月才能完成的项目在脆弱性上的得分会低很多。与之相似,花费不高的任务项目也比昂贵任务项目的脆弱性得分更高。

影响力。若你成功摧毁了攻击目标,产生的影响力有多广泛?如果成功完成自己的任务项目,它对你的生活,以及其他人的生活有什么影响?写本畅销书可能产生显著影响,而填写纳税申报单的影响微乎其微。

辨识度。我们能足够清晰地看到攻击目标吗,还是目标处于高度伪装或移动状态?你的任务项目清晰明了,还是模糊不清?识别出完成项目所需的具体步骤有多轻松容易?你以前完成过这种项目吗,还是必须边干边弄清具体步骤?拥有步骤明确的清晰目标,要比步骤不清的模糊目标在辨识度上的得分更高。

现在让我们看看如何制作一个CARVER矩阵,以便对某些任务项目进行优先排序。每项CARVER因素从1到5的排序分数只是为了举例说明,你的排序分数可能和我的并不相同。请记住这些排序分数都与你的主要目标,人生使命或目的相关。

关键性可及性回报度脆弱性影响力辨识度总分
写本书53315320
开通博客25254422
跑场马拉松24314519
结交新朋友42533118

这些数字说明了一切。根据CARVER矩阵显示,我接下来应该处理的最重要任务项目,就是开通博客。虽然开通博客属于关键性最小的项目,也不一定能在投入时间后带来巨大回报,但它是做起来相对容易和直白的项目。其次是写本书,它对我来说属于关键性最大的长期项目,但也要付出多得多的努力才能完成。最次的项目是结交新朋友,它的主要缺点是过于模糊和不够清楚,所以明智做法也许是用更具体明确的项目来替代它。

尽管我们对各个因素只用了简单加法,而非更复杂的计算方式,CARVER在对不同项目进行优先排序上也有相当不错的表现。它非常擅于描绘哪些项目值得付出努力,哪些又不值得。它还展示了你何时应该摘取唾手可得的果实,而非启动某个庞大项目。

我在经营自己的游戏开发生意时,就经常使用CARVER优先排序法。例如,CARVER矩阵建议我在自己最畅销游戏上发布一个扩展组件会是明智做法,而非从头开始创作一个全新游戏。虽然扩展组件不会像新游戏的销售表现那样好,但我只用花上两周就能让这个开发项目产生可观结果。

请根据你的具体需求,自由应用CARVER优先排序法的基本概念。你可以为某些因素指定额外权重,也可添加个人享受或财务收益等附加因素。只是请小心不要陷在里面。CARVER优先排序法的目的在于选出明智合理的任务项目,然后付诸行动。别让自己迷失其中,花费数小时却落入分析瘫痪的境地。

对于团队决定,你甚至可以让每位团队成员制作各自的CARVER矩阵,然后计算所有成员结果的平均值。你将很快发现团队领导和团队成员的意见是否统一。

通过使用CARVER这样的简单系统,你会知道哪些任务项目重要到足以值得付出注意力,哪些任务项目相对而言会浪费你的时间精力。你将因此在决策上受益于更好的连续一致性,并在付出努力后收获更佳成果。

Steve Pavlina(史蒂夫·帕弗利纳)

2007.05.22

查看原文:

https://www.stevepavlina.com/blog/2007/05/how-to-prioritize/

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