授权委派挑战 —— 第9-11天

30天授权委派挑战仍在继续。今天其实是挑战的第14天,但我打算把更新内容分成更小的几个部分,因为要分享的实在太多,所以这篇文章将只涵盖第9、第10和第11天的内容。

第9天 —— 组织整理和与人交谈

我继续试验用Magic完成外包委派的任务,自己也正逐渐习惯拥有一个全天候服务自己的虚拟助理团队。这是思考任务和项目的一种非常不同的方式,自己要花些时间才能消化理解它。我不断想出可以更好利用这种外包服务的新点子。有时我感觉好像有个全新的世界正对自己打开。

Magic的首席执行官Mike Chen也看到我在做的这个挑战。当我2005年写作关于多相睡眠试验的博客文章时,他已经知道了我。在得知我正尝试Magic的服务时,他便建议我俩建立联系。这个点子听起来挺不错。与回复他的电邮不同,我觉得把和他通话的安排任务委派给Magic来完成,会是挺聪明的做法。当然,对MikeMagic来说,这种做法真的没什么大不了,或许还有点预想得到。而我因为只尝试了一周时间,用虚拟助理安排一次通话甚至都是个新体验。结果第二天(挑战第10天),我便和Mike通了电话。

今天我更好整理了自己的授权委派点子,把它们分为个人和生意清单。到目前为止个人清单上有多得多的委派事项。出于某种原因,我发现在个人层面定义出方便委派的任务更轻松容易,可能是因为它们更简洁紧凑,对外依赖性更少。最终我会想进一步深入生意层面的授权委派做法,但目前在个人层面自己仍有大量可学的地方。

我还创建了一个用于跟踪已委派任务和了解任务进度的简单系统。这也能帮我密切注意已用过多少Magic的服务请求,以便掌握好当月的使用节奏。

我今天还和Learning Strategies公司的Pete Bissonette通了一小时的电话,主要是叙旧聊天。我跟他谈了自己的30天挑战,还聊了许多关于授权委派和团队建设的话题。

对我来说,虽然自己正逐渐习惯它,但授权委派依然是件非凡特别和不同寻常的事情。甚至承诺每天在这个挑战上花费一小时,在我看来都是件了不得的事情。但对那些长期以来一直在授权委派各种任务的人们而言,它只是每天要做的普通寻常之事。在某些人看来它和开车走路没什么不同。我只是刚开始了解觉得授权委派十分平常,甚至是例行常规的那种生活,会是什么样子。

我非常喜欢这个挑战,因为它是重新成为初学者的机会,而初学者是我在追求个人成长上最喜欢的阶段。这也是我们学习和成长最快的阶段。一切都感觉是新的,自己在许多方向上都有着巨大的可能性和扩展性。

我们在此阶段面对的挑战则是不要对过多的可能性感到不堪重负。无视各种限制性信念去付诸行动,知道自己可以突破那些限制并学到新的经验教训,也十分重要。我们可以在背负众多限制性信念和内部思想阻碍的情况下,依然采取行动,因为那些思想阻碍反正都是想象出来的。自己在致力于成长挑战时抱有许多限制性信念并无问题;这种情形完全正常。我们只是必须确保自己不会屈服于那种元信念,即:限制性信念就是自己无法行动的理由。我认为更强大有力的元信念应该是:朝着限制性信念的方向采取行动才是明智之举。若我们在某个生活方向上出现许多限制性信念,那便是值得用行动去探索的美妙领域。

第10天 —— 对授权委派的有趣重构理解

朋友Rich Litvin本周和我分享了一些与授权委派和团队建设相关的文章,我读完后也把它们分享在了清醒成长俱乐部里。

我喜欢自己生活方式的一个地方 —— 也是我感觉在很多年前就做对了的一件事情 ——就是对工作在同行业领域里的其他朋友始终持有非竞争性的视角。我喜欢自己与朋友们都愿意在成长道路上彼此支持。这样做能帮助所有人更快成长。无论我如今进行何种类型的成长探索,总有人愿意支持我。这是否也是你的生活现实,或者自己仍要在生活中忍受太多否定者和不支持自己的人们?

有些多年前受益于我所做工作的人士,当看到我进行这项挑战时,已主动联系我分享关于授权委派的各种建议和技巧。我很感激这些帮助,尤其感激有机会从与我共享相似价值观,而且经验更丰富的人们那里学习。这很大程度上也是我看待这个世界的方式。我相信大家在世上就是来帮助彼此学习和成长。请想想拜他人的付出所赐,你已实现了多大成长?你能在未来回报这些付出吗?若你挣扎于吸引追求成长的朋友,请问问自己是否表现得像个追求成长的强大朋友,并且对方也欣赏感激你的努力付出。我们常遇到的一个陷阱,就是把精力浪费在不感激也不会将你的帮助付诸实践的那些人身上。

我还花了些时间进一步辨清个人天赋领域,即自己最擅长的活动。对我而言那些领域就是写作/写博客,进行个人成长的各种深入探索。我还可以把举办工作坊包括在内,但自己不会频繁去办工作坊。

思考授权委派的一种方式,就是致力于让自己只做个人天赋领域内的工作,并把其他一切可能授权委派的事情都委派出去。虽然我知道有些人非常推崇这种做法,自己其实觉得这种思考模式有点虚弱。

我今天最喜欢的部分就是和Mike Chen交谈。我俩聊了将近两小时 —— 内容涉及授权委派和外包工作,包括Magic,还有授权委派的未来。这次通话让人陶醉,我收获了许多关于如何进一步用好授权委派的洞见认识。

由于Mike也有程序员的职业背景,他帮我看到以算法方式去思考,其实可能对自己造成障碍。我们最好能不把授权委派想成逐个行动步骤,而是把授权委派想成提出愿景,成果或结果,并让其他人自行想出实现那个目标的过程。

当然,用这种方式进行授权委派时,人们并非总能以你期望,甚至是喜欢的方式去做事。但就像Mike指出的那样,事情最终仍会完成,若你能接受人们的不同做事方式,就可以授权委派出多得多的事情。

也许这看起来看个简单的洞见认识,但我认为它十分深刻。我以往的观念是自己必须首先记录了解现有生意的所有流程,然后才能培训别人处理它们。这是我从其他企业家朋友那里习得的一种思维心态,但我也注意到这些朋友中的很多人似乎并不喜欢授权委派太多工作。记录了解一堆工作流程,再找个顺从的人处理它们,看起来也极其枯燥,而且令人气馁。如果我用这种方式去授权委派,岂不是给别人制造了一个无比枯燥的工作?你想去干这样一份工作吗,使自己的职责在很大程度上就是逐步执行其他某个人的流程,几乎没有发挥创意或自我表达的空间?我倒是觉得此类工作应该委派给机器,而非委派给人。

和那些我能信任的聪明人一起工作,不用觉得自己需要为他们想清要做的每个步骤,这种做法才与我的价值观更和谐一致。我真的不在乎他们用什么方法步骤,只要他们能在合理时间范围内,达成可靠结果就行。我更愿和出色的问题解决者们一起工作,给他们足够的自治权来想出自己的解决方案。让他们充分发挥创造力。让他们在行动中失败和学习。然后他们自会想出有效的解决方案和行动步骤。

Mike还帮我用更随意休闲和非正式的方式思考授权委派,包括使用Magic的方式。

下面是我最初发给Magic,让他们帮我找个新的景观美化服务公司的短信(在与Mike通话之前):

嗨,Magic… 你能否帮我的房子找个新的景观美化公司。地块总面积是1/4英亩,前后各有一块荒废的庭院,所以没有要修剪的草坪。我之前使用XX公司的服务多年,但不得不放弃他们。自己不久前刚给庭院做过美化,所以现在的状态还不错。我在寻找一家新的美化公司,希望每周养护一次,至少让它和街区里其他家庭的庭院状态一致。我想从有信誉的服务公司得到至少3次试用服务(他们要在点评网站上有良好记录)。我期望费用是每月XX美元。自己现在并不着急,我知道有些受欢迎的服务公司能提供2-3周的试用评估期,但若能在未来四周内确定好新的美化服务公司,那就太棒了。

这条信息挺长,我就像个程序员给机器发送指令那样在思考。我感觉自己应该尽可能多地给Magic提供需要知道的信息。但我也在替代他们思考,比如建议Magic查看点评网站并要求得到3次试用服务。而我真正需要的最终结果,就是找到一家新的景观美化服务公司。

Mike帮我明白,这对授权委派来说是种思维负担挺重的操作方式,他建议更好的做法其实是让虚拟助理接管整个任务,包括向我跟进询问以弄清他们需要了解的信息。

因此开始授权委派进程的一种更简洁的方式,就是发送一条像这样的短信:

我需要给自己的房子找家新的景观美化公司。

甚至可以是:

我的庭院已经长野草了。

写完最初的那条短信花了好几分钟,因为我必须思考其中所有细节内容。这几分钟看起来可能没什么大不了,在理想情况下,它甚至可能加快事情进度。但如果我非常疲惫,思维没能处于最佳状态该怎么办?如果我只有30秒,而非几分钟时间,应该怎么办?如果我还有其他几项要授权委派的任务,觉得有必要全都详细解释,又该怎么办?那样我就会在授权委派上拖延耽搁。事实上,我也确实拖延耽搁了。我本可早几天委派这项任务,但自己需要先思考所有细节,结果拖慢了行动速度。

当作为程序员去解决问题时,我会在开始写任何代码前,习惯用算法方式想透那个问题。我试图先从概念层面解决问题。自己经常视觉化想象解决方案。有时我会在纸上设计解决方案。等到开始在电脑上编写程序代码时(授权委派的一种形式),自己已在很大程度上解决了那个问题,我只是给电脑展示如何落实解决方案。这种做法在编程上说得通,但对于给人委派任务来说,可能就是次优做法。

用更简单的意念表达形式开始授权委派,会让我们更容易进入行动状态。我可以只用几秒钟便做完此事,根本无需做太多思考。要把某事委派给一个人,我需要想的是如何开始一段交谈,而非让别人实施我预先想好的解决方案。

我可以给Magic委派的另一个任务,就是自己想在家里安装一个WiFi无线mesh网络。我想解决的问题是,虽然家里有无线路由扩展器,但不是每个房间都有充分的WiFi信号覆盖。两个路由器并不足以覆盖所有房间,信号强度下降得太多。餐厅区域的信号接收尤其糟糕,因为厨房里有个巨大的不锈钢冰箱阻挡了无线信号。

因为我一直在用算法方式思考,认为在开始授权委派前必须对行动步骤有清晰了解,结果一直还未授权委派此事。我不确定要买什么样的mesh网络设备,甚至不确定mesh网络是不是我家的最好解决方案。而且买来设备后,我也不确定是否应该自己安装配置网络,或让别人来做此事 —— 我的偏好选择将取决于最终解决方案。事实上,这些事情反正不重要。我真正想要的就是家中每个房间和后院都有强劲稳定的WiFi无线连接。因此我可以用下面这样超级简单的短信来开始授权委派进程:

我家里的WiFi网络在某些区域连接效果很糟。你能帮我解决这个问题吗,让家里每个房间都有良好的WiFi信号覆盖?

这种思考授权委派的方式让我想到了声明式编程和过程式编程两者之间的差别。过程式编程语言的一个例子是C++,我在给游戏编程时会大量使用这种语言。使用过程式编程语言时,你必须用算法方式思考,因为编程者的工作就是定义出电脑需要执行的行动步骤序列。

声明式编程语言的一个例子是HTML。用HTML写代码时,你要说明想在网页上的什么位置看到什么内容,但你不用定义出从头到尾渲染网页的行动步骤序列。网络浏览器会对行动步骤序列负责。

因此我也许应当把授权委派更多想成用HTML,而非用C++语言来编程。除非你了解编程工作,以上内容对你而言可能毫无意义,但我发现在新技能和以往知识经验间创建出思维桥梁,会很有帮助。这种做法会在我学习时帮自己创建出更高效的思维模型。

过程式地授权委派需要委派者大量参与其中,这种做法也存在抵消授权委派带来的好处的风险。如果我必须给人解释所有行动步骤,那么自己直接完成那些步骤通常要快得多。或者若有可能把行动步骤变成代码来执行,我还可以把它们授权委派给电脑。另一个问题是,对于那些能想出更好解决方案的人们来说,过程式的授权委派还可能弱化此人的力量。

即便如此,我认为过程式的授权委派仍有其价值。我能看到在某些情形下,尤其是解决方案已经做过良好优化时,遵从特定的逐步行动过程,不用太有创造力,会是明智做法。

第11天 —— 解决一个技术问题

今天我和Rachelle决定开车去南加州做次短途公路旅行。这样做的动机之一就是看看旅行途中能否有些值得授权委派的事情。

在旅行第一天,Magic报告他们已找到一家本地慈善机构(Opportunity Village),愿意拿走我的旧负重锻炼器械。我对这家慈善机构挺熟悉,几年前还拜访过他们的总部。我觉得这是个很棒的选择。他们能来拿器械的最早日期是611日。Magic会处理具体安排并确认取货时间,看起来这件事将很快划上句号。

我觉得不妨给Magic委派另一项任务,于是让他们解决之前提到的WiFi连接问题。这次我尝试应用Mike给出的建议,不再过度思考委派细节。我用下面这条短信开始了委派过程:

“我有另一个服务需求可以用上你们的帮助。我家里的WiFi网络信号在某些区域接收不良。希望你们能帮我升级到更好的网络布局设置,让所有房间都有稳定可靠的无线网络信号。”

所以与说出自己想如何完成这件事不同,我定义出自己渴望的结果,就是家里所有房间都能有稳定可靠的WiFi信号。那看起来像是个清晰合理的目标,而且是个无需太多技术能力就能解决的问题。主要归结为弄清该买什么硬件设备。

Magic马上回复并问了我一些跟进问题。我很快意识到他们并未真正理解我的需求,因为他们开始问我当前的网络提供商信息。我给出他们想要的信息,但注意到这些细节应该无关紧要,因为家里配备的是稳定的千兆光纤连接,问题并非出在网络提供商那里。

“我的网络提供商是Cox。接入家里的千兆光纤网络看起来也非常稳定高速。我想问题主要是房子太大。房子有两层,面积有4000英尺。所以某些区域很可能离路由器太远。我们还有一部Netgear的信号增强器,但它的覆盖范围也一般般。信号在主路由器附近很好,但距离越远信号越差。”

之后Magic问我是否想更换现在的网络提供商,或让Magic查找其他WiFi提供商。这种问题让我听起来觉得有点古怪 —— 如果对方理解我想要什么,就不会问出这种问题。此时我很好奇自己提出的需求对Magic来说是否有点过于偏技术。我也希望这个问题能由其他更懂技术的团队成员来接管,虽然自己并未要求Magic这样做。

之前一天和MagicCEO通话时,Mike提醒过我根据需要引导交流过程的重要性,以便得到我想要的结果,所以我选择继续沟通下去,看能否让这个需求进入更可行的解决路径。我想让Magic提供一个解决方案,但自认为当前的情形需要做点改变。

“我的问题并不出在网络提供商Cox本身,很可能是路由器硬件设备的局限性。也许mesh网络可以是种解决方案?你们熟悉mesh网络吗?”

我事先就知道mesh网络很可能是最终解决方案,自己过去也做过些相关调查研究。但我没在最初发给Magic的信息里提到这些内容,部分原因是想看看Magic能否跟进问出此事。也许他们最终会问出mesh网络解决方案,但我觉得可以加快事情的进度。

Magic又跟进问了关于网络提供商的另一个问题,我尽力终止那些提问,自己知道这些问题只会让大家误入歧途。

“问题不在这儿。网络提供商甚至无需介入此事,因为他们只能控制接入房子的信号质量,而非房子里面的信号质量。”

接下来Magic问我是否有兴趣聘用一位家庭网络专家。现在我们至少走入了可行的解决方向,但我想自己应当再加快些事情进度。

“那样有点小题大做了。我希望的是Magic那边也许有人熟悉mesh网络,给我的房子研究出一个好的设备使用方案。亚马逊上有卖这种设备,安装设置应该也相当容易。”

这些提醒终于起作用了,Magic开始为我的房子调查研究mesh网络的设备选项。

两小时后,他们回复我了一个非常漂亮的报告,合并提供了三个不错选项:Google WiFiEero,和Orbi。这三个系统我都听说过,在Costco也见过Orbi网络系统,所以自己知道Magic走在正确的解决轨道上。

我觉得他们给出的报告挺不错。Magic总结了每种选项的评分,并列出适合我家使用的设备选项的报价。报告里有产品图片,主要功能,用户评价的简短总结,以及每个选项的优劣之处。最后他们还提供了一些额外信息,说明如何布放这些路由器,以便所有房间都有良好的信号覆盖。

那份报告让我印象深刻。读完报告后我感觉它确实有助于我做出决定。我觉得自己应该更多外包此类调查研究的工作,这样确实能极大节省我的时间。

Magic还问我是否有其他想让他们调查研究的设备选项。我给出了TP-LINK Deco的调查建议。那是我听说过的另一个mesh网络系统,自己记得几周前看过针对它的一个赞赏评测。90分钟后,Magic便回复了一份更新报告,其中包括TP-Link DecoUbiquiti Amplifi HD的调查内容。现在这份报告已有五页长,对帮我决定要选哪款设备很有用。

鉴于报告中所说的可靠性,轻松设置和积极评价,最终我选择了Google WiFi(三套装)。

Magic提出为我订购这款设备,但此时我直接用手机上的亚马逊app下了订单。如果允许Magic登录自己的亚马逊账户,他们可以直接为我下订单,但我还未做这种设置。自己以后可能尝试这种做法,但若你知道想买的确切产品,在亚马逊上下订单已经非常快捷。

新的硬件设备周二应该就能到货,我对搞定设置挺自信。如果三套mesh网络设备还不够,我随时可以添加更多设备,直到WiFi信号在所有房间都稳定强劲。

尽管这个服务需求开始处理时有点磕磕碰碰,它最终还是走入了很有价值的方向。我只是需要做些变化改动,使它进入正确的道路。

若从一开始我就建议使用mesh网络,整件事处理起来会更快些,但我也想看看接手这个服务需求的工作人员,是否了解我并未意识到的其他选择。所以尽管最终结果我早已预料到,而且自己本可更快跳到预想的解决方案,我并不认为用对最终结果更开放的意念表述来开始授权过程是个坏事。整个过程向我展示这种做法可以管用。

知道自己可以用非常简单的想法开始提出服务需求,是思考授权委派的一种有趣方式。一旦我让别人参与进来,那个需求便有了自己的生命。我只用发条邀请行动的短信,就能让事情运转起来。知道自己不必事先想清所有事情,感觉真的很棒。我甚至可以用表述糟糕的服务需求来开始授权委派进程,只是为了看看它最终会导向哪里。我每次只用冒损失25美元的风险,这也没什么大不了。

我还看到和愿意帮助推动意念前进的人们,分享自己的意念,会有多么大的力量。如果我给朋友发送一条信息:我真想做个按摩。自己可能会得到些包含同情的回复,比如哎呀,挺累吧…”,或是我也想要!但若发短信给Magic我真想做个按摩。自己最后就会享受一次按摩。

若你和不会推动事情前进的人们分享某个目标或意念,那难道不是阻碍进展的一种做法吗?我们甚至可以把这种做法称为抱怨的一种形式,难道不是吗?

我开始把授权委派想成一种特殊的麦克风。当我对着这个麦克风说出某个意念时,它便会启动意念变现进程,令我期待自己说过的事情将会变成现实。如果我有了某个意念但回避对麦克风说出意念,那就意味着我还未准备好让它变成现实。对着这个麦克风说出简单的一句话便威力强大。它意味着我在邀请自己的意念变成现实。它也意味着我在对整个宇宙说:我现在准备好了!让我们去干这件事吧!

查看原文:

Delegation Challenge – Days 9-11

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