50-30-20法则

最近我一直在管理个人时间方面,尝试一种很有前景的新方法。它与“框时工作”的做法相似,只是与把特定数量时间分配给特定活动项目不同,我将个人总的工作时间,划分成三个不同的活动等级。

下面是具体做法… 

首先,我会基于自己对各种活动项目产生回报所期望的时长,定义出三个不同等级。

任务等级

A级任务预期将在5年,甚至更长时间跨度内产生显著收益。这种任务可以包括开创一份新生意,写本书,改变饮食习惯,添加一份新的被动收入流等。A级任务完全能在更短时间跨度内开始产生收益,但我期望的是这种任务在距今5年后,仍能产生持续影响。这必须是种真诚实际的期望,而非只是一厢情愿。

B级任务预期将在2年,或更短时间跨度内产生收益。这种等级的任务可能包括写出新的系列文章或博客内容,售出一个广告套餐,或通过训练跑完一个马拉松。虽然其长期收益还可能持续很多年,但我对B级任务的总体期望,就是这种收益在头两年内的某个时刻将完全实现,之后便没有太多额外回报。我们可以把这些任务想成一次性项目。你一次性完成它们,获得收益,接着去做其他项目。

C级任务预期只会在90天或更短时间跨度内带来不同结果。超出这段时间后,我很有可能甚至记不起这个任务,或看不到它带来的收益证据。这个等级的任务包括各种常规事务,比如回复邮件,支付账单,回电话和归档文件等。如果完不成这些任务,未来可能造成问题麻烦,但做好这些任务,很可能也带不来显著的长期回报。

以上三种定义间肯定有些模糊地带,但我并不介意,因为自己可以对那些模糊边缘进行灵活处理。

时间分配上的50-30-20法则

50-30-20法则要求我在A级任务上花掉个人工作时间的50%,在B级任务上花掉个人工作时间的30%,在C级任务上花掉个人工作时间的20%。例如,若我每天工作8小时,那便意味着自己有4小时用在A级任务上,2小时24分钟用在B级任务上,1小时36分钟用在C级任务上。

针对C级任务的时间限制属于上限。这意味着我用在C级任务上的时间,不能超出个人工作总时间的20%;假如时间不够,我就要把剩下的C级任务留到第二天处理。A级任务的时间限制属于下限,它意味着我必须至少把个人工作时间的50%用在A级任务上。若我在A级任务上用时超过50%,或在C级任务上用时不足20%,B级任务的用时则可做出相应调整。

我到现在只应用了几天这项法则,已能看出它有很多潜力。它与其他任务分配法挺相似,比如史蒂芬·柯维的四象限分配法,但这项法则实际指定了要对每种类型的活动项目投入多少时间。尽管它能按照每周时长进行分配,我发现若有可能,最佳做法是对每天的时间都进行分配。但如果我有一天做了过多C级任务,也可能在第二天几乎不做C级任务,以维持每周工作时长的恰当平衡。

最初对于在C级任务上只花这么少时间,我发现感到很不适,尤其当自己忍不住想将其完成,并把它们从任务列表上清除之时。但相对于它们的价值,我能看到自己在C级任务上花了太多时间,同时牺牲了用在高优先性A级任务上的时间。当看到一项任务在本周或本月之后,就几乎不再有任何实际影响,我便明白相对而言,这项任务等于浪费时间。我没有时间去完成待做事项列表上的每项任务,所以必须牺牲许多挺好的任务,以便能在那些最好的任务上,投入足够时间。只是去做每天临时出现的各种事情,便是难以置信的次优选择 — 我知道此种结论,因为自己尝试这样做过。

正如之前所提到的,因为今年网站流量的增长,我最近一直收到大量电邮,它们已超出我能亲自回复的数量。不过,几乎所有电邮都会落入C级事项。回复电邮通常挺紧急,但很少接近A级任务的重要性。若我对收到的所有电邮都给出恰当回复,那将消耗自己大部分的工作时间。无论我在回复电邮上干得很棒或很糟,对于自己5年后的最终状态都不会造成太大不同。除非因为运气或机会,在电邮上花更多时间并不会帮我完成自己最重要的目标。所以我从这一领域偷取了时间,把它重新分配到A级和B级任务上,因为那些任务实际上很可能产生显著的长期影响。

我目前的A级任务之一,就是为2006年设定新目标。基于自己选择哪些目标,这个任务很可能有着显著的长期影响。今天我将在这项任务上至少花两个小时。

写篇像这样的博客文章属于我的B级任务。我很肯定网站访客们在90天后仍会阅读这篇博客,但自己没法提前预测这篇文章是否在五年后仍有显著影响。只有写作和拓展网站内容(A级任务)这样的长期行动策略,才会在如此长的时间跨度内产生不同结果。我的时间视角越长远,任何单篇博客文章的重要性就变得越小。

处理今天收到的邮件便是我当日的C级任务之一。我很可能在电邮上总共不会花超过15分钟的时间。这意味着自己只有足够时间去回复十之一二的电邮(不算垃圾邮件)。我仍能看完邮件并给出想法和建议,但自己的写作时间最好花在创作成千上万人都能看到的文章上,而非只有一人可以收到的单独电邮上。

为重要任务牺牲紧急任务

有时牺牲那些C级任务会很困难。我从1989年以来便一直使用电子邮件,今年的确是自己必须如此无情地分诊处理个人电邮,以便腾出时间完成更高优先级任务的第一年。遵从这种做法并不轻松容易,但我喜欢这个系统能帮自己专注于具有重大长期潜力的任务,而非那些只会被遗忘的任务。通过把C级任务每天限制在特定的时间量,我为完成A级任务创造出了许多时间。

若你发现经过多年辛苦努力后,自己仍未获得进展,或许就是因为个人太多时间都专注于各种短期的C级任务,比如回复电邮,参加会议,填写表格等。可能你没法在这些低价值活动上花费更少时间,以便将时间重新投入到最重要的那些活动上。这些小任务将挤占花在更重要任务上的时间;C级任务的时间紧迫性将保证你难以从中脱身。

50-30-20的比例分配只是随意安排,但我感觉这种做法很正确。它给了我足够时间去搞定真正紧急的事务,同时仍能把大量时间,投入到自己预想未来将创造真正不同结果的项目上。你也许还想基于个人工作和目标的本质属性,调整这些比例分配。但最为重要的是,我们能始终清醒意识到自身时间的投入花费方式。

重新平衡你的时间分配组合

若你熟悉股票投资,请把这种时间安排模式,想成应对不同风险级别的投资组合。你的A级任务,就是自己高风险,高回报的投资项目,其中可能出现许多短期波动,但长远而言,你期望它们会带来比其他类型投资更好的回报。它们便是你的积极成长型股票。C级任务属于你的安全保障性投资,就像银行储蓄账户一样。B级任务则落在中间范围。若你有段时间没去关注自己的投资组合,回头重新平衡一下你的分配比例,也许就是个好主意。

之所以要在A级任务上投入时间,就是把长期机会进行变现。那些巨鲸般的项目也能给你的生活带来巨大积极变化。我生活中这样的例子有,开创自己的生意事业,结婚,和变成纯素主义者。在这类任务上付出太多时间挺困难。理想情况下,我们想要尽自己所能,在这些事情上投入尽可能多的时间。

要在C级任务上投入时间的原因是为了防范各种问题。C级任务能让你避开麻烦。你应该只在这些任务上花费最少时间… 能满足防止出现严重问题的需要便可。这些任务包括按时付清账单,缴纳税款,完成合理的通信交流工作。在大多数情况下,与干得够好相比,这种任务干得很好也不会带来真正收益 — 你最好能将节省出来的时间重新分配到A级和B级任务上。

B级任务的重要性通常位于A级和C级任务之间。它们能帮你避开生活麻烦,但也能帮你获得稍许人生进展。它们有着中等风险,也能提供中等回报。它们常能帮你减少对C级任务的需要,并为A级任务解放出更多时间。组织整理和优化改进之类的工作通常属于B级任务。B级任务能协助你利用好更重大的A级任务机会。对你来说,阅读这篇博客文章很可能属于B级任务。你也许能不时从阅读中找到一个好点子,以便帮自己位于会做更多A级任务和更少C级任务的生活位置。

在工作时间的活动之外,我还有一份私人任务列表。这份列表包括了各种家庭和家中活动。我还没有依照50-30-20法则,尝试对那些任务进行优先排序。但若这项法则对个人生意很起作用,我可能也会对私人生活尝试这种做法。

若你想尝试这套系统一周时间,可以通过在待做事项列表上的每个任务后标注A、B或C的方式,对列表进行级别划分。然后拿来一张纸,画出三竖栏或三个方框,跟踪记录你在A,B和C级任务上各花了多少时间。请估计你期望每天工作多长时间(不算休息时间),然后计算出为每个级别任务分配的时间限制。若你想采用不同于50-30-20的分配比例,请随意。在工作日中,请用计时器为每项活动计时,然后在A,B和C级任务的竖栏里分别记下单个任务的用时。到当天结束时,把各个用时相加,计算出不同级别任务的用时比例,看自己做得怎样。在头一两天,你也许想只是测量现有的时间分配比例,不做任何改变。你很有可能会发现自己想要更正的不平衡状态。例如,若你看到个人实际分配比例是10-10-80,便知道自己只是在原地打转,并未在事业上取得太多进展。于是你可能想去审视那些C级任务,看哪些能被减少,延后,或清除,以便为A级和B级任务解放出更多时间。甚至只是测量行为本身,就将提升你对个人时间去向的意识觉悟。你在A级任务上花的时间越多,效果越好。

若你发现自己对C级任务感到不堪重负,请尽可能多地从中偷取时间,将其转投到B级任务上。并利用B级任务所花的时间,变得更组织有序和高效多产,以便自己不会再被紧迫任务驱使。之后你可以将省出的一些时间,投入到A级任务上。随着时间过去,改变自己的分配比例完全没问题。若你现有比例是10-10-80,也许就无法直接跳跃到50-30-20的分配比例。你可能需要先尝试5-40-55,然后做到20-50-30,最终才能驯服那些C级任务。

长远而言,能够成就或击败我们的是那些A级任务。如果不做它们,我们本质上就是在白白浪费自身潜能。谁想投入大量生命,只是去回复电邮和支付账单?我们需要防止琐碎任务占据自己的生命,这样才有时间应对那些能为自己… 并为这个世界,带来真正改变的伟大挑战。

查看原文

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.