那是你能做的最好事情吗?

在时间管理领域,人们常说的一句话是:“挺好是最好的敌人。”近来我一直在直面这句话的现实挑战。

每天我都能收到大量电子邮件,其中包含各种各样的阅读线索和推荐内容 — 值得查看的博客和网上文章,值得阅读的书籍,值得体验的新网上服务,… 更别说邮件里的大量反馈和提问。

在今年年初,我还能轻松处理这些输入信息。自己能查看每条线索,单独回复每封邮件。那种美好状态存在了一段时间,但我知道自己想让更多人触及这个网站。所以无论采用什么时间管理技巧,这些信息输入水平超出个人处理能力,只是个时间问题。

我可以应付比年初多上两三倍的信息输入量,但现实是,这个网站从一月到十一月的流量增长了33倍(页面访问量从3.6万增加到120万),电邮数量也成比例增长。这意味着,若我在一月份能每天花15分钟处理电邮(用时大致准确),现在用相同方式去处理,每天就要花上8小时15分钟。倘若流量再增加三倍,我每天要花24小时45分钟。而在过去两周,我的流量又增加了25%。

即便借助多相睡眠和其他高效时间管理技巧的力量,每天在查看电邮和随之而来的各种阅读线索上花掉8个多小时,显然不是利用个人时间的好方法。

完全不看电邮肯定也非正确解决方案。电邮确实能给我带来一些挺棒的发展机会。所以我需要把关键电邮和其余电邮区分开来。

多年前我在服务器上设置过垃圾邮件过滤器(通过SpamAssassin软件)和病毒扫描软件(ClamAV),这种举措几乎清除了收件箱里的所有垃圾电邮。要是没有那些过滤器,自己每天都会收到成千上万的病毒/垃圾邮件。我还用PocoMail作为自己的电邮客户端,它能轻松设置过滤器,基于邮件内容分类处理收到的邮件。我拥有多个收件箱,所以就像个人助理会做的那样,各种电邮能被方便地预先分类整理。例如,所有通知类型电邮会被丢进合适的文件夹里,并自动标注为已读。因此除非过滤器出了问题,自己甚至无需查看它们。与来自这个网站的联络电邮不同,来自家人的私人电邮会放入单独的文件夹。通过这种做法,我能方便地进行总览,针对每种类型邮件,看出自己需要处理的邮件数量是多少。之后我会逐一处理每个收件箱。

目前我仍能在合理时间范围内浏览每封电邮,但无法再查看所有推荐的阅读线索,或单独回复每封邮件。

起初我试图想出一些通用规则,帮自己决定如何处理每封电邮。但这种做法不太管用,因为每封电邮都不相同。有时就是缘于一个微妙因素,我感觉值得去查阅某篇文章,或快速回复一封邮件。

对于那些30秒左右就能回复完的邮件,我并不在意。自己每天额外花上几分钟没什么大不了。但在处理有些电邮上,自己可能必须花时间延伸阅读一篇网上文章,查看某个网站或网络服务,或去做要花数分钟,甚至数小时的某件事情,此时我便需要做出是否查看邮件的明智决定。

在那些情形下,我发现自问一个问题很有帮助:那是你能做的最好事情吗?

我会问自己:“查看这封邮件是利用个人时间的最好方式吗?”我已经有份待做事项列表,上面列出的任务项目够我忙碌几年时间。所以当有疑虑时,我便调出列表上的头等事项,自问是否值得推迟这些我确定是利用个人时间极佳方式的事情,转而追求某些尚不确定是否有价值的事情。

电邮中所提供阅读线索的好处在于,它们是个人推荐的结果,经过了其他人阅读过滤。花几分钟跟进看篇网上文章,就能给我一个可以马上应用的极佳新点子。但因为自己不能查看发来的每个阅读线索,我必须决定哪些值得一看,哪些又不值得。问出那个问题,能帮我更轻松地做出这种决定。

在90%的情况下,我能明显看出跟进了解一个阅读线索,可能是利用个人时间的挺好方式,但它不可能是最好方式。当要阅读太长的新闻文章时,情况一般就是如此。那类文章通常信息丰富而且十分有趣,但难以让人付诸行动。所以我不会阅读这种内容,自己也许没法及时了解美国公司最近的奢侈浪费行为,但与错失多相睡眠试验这样的机会相比,那种事情对我并无任何伤害。

下面还有这个问题的一些变体形式,我会在感觉受困时问出它们:

  • 这件事在5年后,20年后会带来什么不同?
  • 这件事可能要花多长时间?
  • 为决定这封邮件是否值得跟进了解,额外花上30秒以获知更多信息对自己有帮助吗?
  • 谁给我发的这条信息?此人以前发给我的是何种阅读线索?
  • 同样的阅读信息我收过多少次了?
  • 对方给了我为何应该跟进了解这个阅读线索的清晰有力原因吗?
  • 在跟进了解这个线索后,我是否存在实现重大量子飞跃的合理机会?
  • 我愿意为跟进了解这个阅读线索,不吃一顿饭吗?对于那种棒极了的发展机会,我就会如此。

我仍会经常犯错,但自己发现这种做法能帮我保持专注,避免感到不堪重负。我一般能让处理电邮的时间保持在每天30分钟以内,而且仍有时间跟进了解那些看起来有着巨大潜力的阅读线索。

我并非只是通过电邮获得阅读线索。最初让我得知多相睡眠的阅读线索,来自博客订阅。自己用了几个小时,才跟进了解完那个线索,研究了相关话题,但它是我跟进了解的最有价值的线索之一。我能承受得起跟进阅读大量毫无价值的线索,只要此种做法意味着我能偶尔撞上一个这样的头奖。

我每天都会收到很多挺好 — 甚至极好的 — 阅读线索。但我拥有的时间只能跟进了解其中很小一部分。所以自己必须越来越高地提升个人标准。一篇文章是否值得阅读,通常挺容易分辨,就算自己在这种事上犯了错误,也没什么大不了。但若有人告诉我某本书永久改变了他的人生,我又该如何选择?或者人们告诉我出现一个革命性的新网上服务,或是最新的必备高效软件上市了,我又该怎么办?倘若大家在相同事情上都能达成一致,那将再好不过。但不幸的是,人们的想法各不相同。

我没法注册使用所有新的炫酷服务,或尝试每款出色软件。到了某个时刻,我将遭遇收益递减问题,在试图提高效率上花了太多时间,而非真正去高效工作。所以若要查看一种新的网上服务,自己也许会浏览网站一两分钟,假如看不到即时明确的使用好处,我就不会麻烦自己去注册使用。市面上有太多看起来新奇有趣,甚至很有用处的网上服务,但它们无法通过我的“最好事情”测试。

Netflix.com(网飞公司)就是我认为是“最好”选择的网上服务之一。我一直在用它的服务租借DVD,尤其是个人发展类DVD,这个服务节省了我大量时间。我对它非常高兴满意,也没再使用其他公司的服务。事实上,由于如此喜欢Netflix的服务,我加入了他们的分销项目,并把分销链接添加到了自己网站的侧边栏。这是我很乐意向他人推荐的一个服务。

对我来说,找到这些真正出色的阅读线索非常重要的原因之一,就是自己能通过这个博客和全世界成千上万人进行分享。我确实感觉自己有这份责任。通过尽自己最大努力,明智进行区分处理,我得以用更多时间将最好的个人发展资源带到大家面前,比如实现多相睡眠的可能性。作为自己写作公开日志的结果,有数十人正在尝试这种睡眠方式。肯定并非所有人都能成功实现多相睡眠,但只要有几个人做到此事,那仍是重大的积极影响 — 这些人将额外多出不少人生时光。这种结果接近于我能拯救生命。

若你并未每天收到洪水般的外部阅读线索,它并非意味着你就不用面对相似情形 — 你仍可出门创造属于自己的阅读线索。我认为当各种线索来到你的面前时,这个问题会更加突出,但在你主动寻求阅读线索时,区分出挺好和最好选择的问题仍将摆在那里。例如,你能说正在读的那本书,就是自己此时能读的最好选择吗?还是你已看出有一本更好的书?你现在所做的身体锻炼,就是自己能想到的最好锻炼方式吗?还是你本可转移到更好锻炼做法?你现在的工作,是自己希望去干的最好那种吗?还是你已能看到有更好工作?你的办公室布局是自己能想象的最好布局吗?还是你做出一个小改进,就会让它变得更好?

也许我们不知道什么是最好选择,但通常能识别出更好选择。若你在做的挺好事情,是以某种更好事情为代价,你便犯着一个效率错误。当你本可阅读更好书籍时,为何要阅读一本挺好书籍?当你能进行更好锻炼时,为何要做着挺好的锻炼?当你能享受更好工作时,为何要干着一份挺好的工作?

此事说起来容易做起来难。我知道专注于最好结果,并对挺好结果放手有多艰难。我们为何要阻碍自己寻求最好结果,将就于挺好结果?是因为恐惧。我们恐惧活在最好结果边缘时的样子。请直接想象你读着最好书籍,做着最好锻炼,吃着最好食物,干着最好工作,享受最好感情关系,住在最好房子,开着最好汽车,拥有最好朋友,过着最好生活,那会是什么样子。

你可能发现这种图景令人不安。或许你不认为自己能拥有最好结果。为何不能?当你认为自己无法拥有最好结果时,就会变成自我实现的预言。甚至在某种更好结果摆在面前时,你仍会将就接受挺好的结果。只有当感觉自己配得上最好结果时,你才会开始拥抱更好结果。即使你不认为自己能实现,也请允许自己想要得到最好结果。就算无法获得最好结果,你也肯定会拥有比挺好要更好的结果。

相对而言,若你抱着某种只是挺好的结果不放,而更好结果就在你的触及范围之内,那么挺好的结果根本不是真好。你所谓的挺好其实只是一般… 甚至是糟糕。你以为自己拥有B,但其实将就接受了C,D,或是F。每个人都在将就接受挺好的结果。它便是常人所为。B会更好。A是最好。若你想要最好结果,就必须至少提升个人标准,来拥抱更好结果。

你能在今天去吃比昨天更好的食物吗?你能在今天阅读比昨天更好的内容吗?你能在今天干出比昨天更好的工作吗?你能在今天完成比昨天更好的锻炼吗?你能在今天为孩子讲出比昨天更好的睡前故事吗?你能在今天给伴侣一个比昨天更好的拥抱吗?

你能?好极了。现在就去做吧!

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