掌握目前的工作

现在主人你的工作日!我最近有幸读了这本书,你现在的工作日!我想这是我读过的关于工作流管理的最好的书——我读过很多关于这个主题的书。

这本书刚刚在本周出版,最后我在亚马逊网站上查看了它的前30本书(时间管理类别1)。

我在一月份的一次领导会议上见到了迈克尔,我们上周在电话里聊了大约一个小时,讨论了他的一些想法。他分享了我所认为的一些非常优雅的工作流管理策略,因此我渴望阅读他的书并了解他开发的整个系统。由于我读了这么多的书,我很少对时间管理书籍留下深刻印象,但我必须说,迈克尔现在的工作系统给我留下了深刻的印象。

我一直在根据Michael的想法逐步实现对我自己的过程的更改,这是非常直观和合理的,我可以很容易地看到它们将使我的工作流管理更加有效。他的许多想法都很有意义,因为他在我多年来一直使用的工作流过程中,常常比我领先一两步。

很难不把现在的工作时间和大卫艾伦的工作(GTD)做比较,这是一本非常受欢迎的时间管理书籍,尤其是在博客圈里。GTD在这个领域应该是一个经典,但在我看来,它是一个优秀的整体系统。我爱GTD的时候第一个出来,但我不得不做出许多调整系统使它更实用的对我来说,有系统的某些元素,困扰着我,像每周回顾的沉闷,真正的潜力巨大的下一个行动,总有一天/也许列表,和可疑的等待列表。

这个被切割的系统在很多方面与GTD相似。这两种方法都是从一种自下而上的时间管理方法开始的,鼓励你首先控制你工作中失控的部分,以减轻压力,恢复对你的生活的秩序感。两者都包括创建和组织任务列表,并识别下一个动作。这两种方法都强调处理电子邮件收件箱的重要性,而不是将其作为代理待办事项列表。这两个系统都是完整的,如果你按照作者的建议去做,你可以相信它们不会留下松散的结果。
然而,“WN”的不同之处是,它将你的注意力集中在一个特定的时间范围上,大约在未来的10天内。这就是所谓的工作日。Michael建议,在1-2周的范围内,人们在考虑他们即将要做的事情时,会用到自然的时间范围。超过2周的范围,我们大多数人都认为我们的工作是“越过地平线”,而不是直接关心的事情。我们不需要处理它们,直到它们变得更紧急。

现在这个工作日的时间被进一步划分为现在的关键时刻(任务是真正紧急的,必须在今天完成)和机会现在的区域(任务在接下来的1-2周内完成,但是今天不需要完成。所有其他的任务和项目都被放在了地平线上。

现在的机会范围仅限于20个任务。这是一个不断更新的列表,你每天都会更新。一旦你完成了现在的关键任务,你就会按照时间的要求来完成现在的任务。现在你的机会列表很好,因为它很短,它会让你的注意力集中在需要马上做的事情上。你不会被那些未来几周的任务和项目所分心;这是GTD项目和下一个行动清单的一个问题,它可以为忙碌的人带来巨大的规模。

如果你在现在的机会清单上有超过20个项目,你就必须把其中的一些项目推到你的“地平线”上。这就规定你只考虑在计划你当前的工作时,在接下来的一两周内可以完成哪些工作。然后在每个星期结束的时候,你可以回顾一下你的“地平线”列表,并把一些项目拉到现在的机会列表上。

我非常喜欢这种管理任务的方法,因为它提供了一种平衡紧急和重要的优雅方式。紧急任务是一种商业现实。他们必须及时处理。在被切割的系统中,真正紧急的任务被优先考虑,不那么紧急但仍然重要的任务被给予下一个优先级。通过有效地管理紧急任务,而不是让它们淹没你,这个被切割的系统可以帮助你控制你的工作流程,从而为重要但不那么紧急的任务腾出时间。这是一种非常实用的方法,因为它不会强迫你过度组织长期的任务和项目,而你可能永远都不会去做。事实上,切斯认为,你的盘子里可能有比你能合理完成的更多的事情。通过一个简单而有效的方法来帮助你控制紧急情况,所以你很快就会变得不那么急迫了。

它填补了许多漏洞,解决了GTD的许多不足之处。我想说的是,如果你实现了每一个系统的每一个元素,那么它就比GTD要复杂得多,但是我认为,用它来管理就不那么麻烦了。它的复杂性是由不同的选择层提供的。这个核心的系统可以只用一支笔,两张纸来管理,每天只需要几分钟。我想说的是,你可以在学习后不到一小时就开始把它付诸行动,并取得成果。基本的GTD系统需要更多的工作来实现,因为你必须预先做大量的预先处理,通常需要2-3天的时间。当您熟悉了WN的基础知识后,您可以开始添加更多的细化层以适应您的特殊情况。

如果你已经熟悉了像GTD这样的系统,或者你使用了其他的计划或者工作流程管理系统,那么你就会领先于这个游戏;你很可能会发现这些额外的细微之处在于被认为是非常有用的;它们的实用性应该是显而易见的。

我上面所描述的只是这本书的前三分之一。第二部分解释了如何将更高级的目标融入到你的生活中,包括如何用情感来激活它们。最后的第三部分探讨了如何将你的工作流程与更大的生活目标或使命联系起来。这些部分也写得很好,但是由于这些主题与我自己的作品有太多的重叠,所以我并没有从它们中得到太多的东西。然而,我完全同意迈克尔在这些章节中所提出的策略。我尤其喜欢他设定的目标,即平衡视觉(结果的激情画面)和目标(具体的可交付成果)。

我对这本书的唯一真正的批评是,我觉得第二部分和第三部分可以更好地与低级的工作流管理系统集成在一起。缺乏从上到下的整合是GTD的一个主要缺点,尽管在完成这一整合过程中,我仍然觉得它没有完全集成到我所期望的完全集成到底层的包中。尽管如此,它还是非常接近那个理想,比我读过的任何一本书都要近。

我现在就把你的工作日给主人了!如果你对提高你的个人效率感兴趣,让你的电子邮件得到控制,并将你的行为与你的生活目标相一致,我强烈建议你这样做。这不是一本书,只需要一本书就能读到。这是一本你想要作为参考的书,所以你可以一次又一次地提到它。我希望你能从几乎每一章中获得有用的、实用的见解。

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